Dokumente fürs Auswandern: was mitkommt, was beglaubigt werden muss

• Reisepass und Personalausweis – beide, mit Blick auf das Ablaufdatum. Ein abgelaufener Pass lässt sich nicht verlängern, ein neuer dauert im Ausland Wochen.
• Geburtsurkunde, bei Verheirateten die Eheurkunde, bei Kindern deren Geburtsurkunden. Für viele Anträge im neuen Land ist sie das erste, was verlangt wird.
• Zeugnisse und Abschlüsse – Schul-, Berufs- und Hochschulabschluss, Arbeitszeugnisse. Anerkannt werden sie im Ausland nicht automatisch: Darüber entscheidet das Zielland im Einzelfall.
• Führerschein, außerhalb von EU und EWR zusätzlich der internationale Führerschein von der Fahrerlaubnisbehörde.
• Impfausweis – das gelbe Heft gilt als internationale Impfbescheinigung, eine Gelbfieberimpfung darin lebenslang.
• Nachweise für später: Steuer-ID (das Bundeszentralamt verschickt sie nur per Brief), Rentenversicherungsnummer und alle Nachweise über Versicherungszeiten. Die Deutsche Rentenversicherung fragt beim Rentenantrag auch nach ausländischen Zeiten.

Eine Apostille bestätigt, dass Unterschrift und Siegel auf einer deutschen Urkunde echt sind. Ob du sie brauchst, hängt fast nur davon ab, wohin du ziehst:

Innerhalb der EU: Seit dem 16. Februar 2019 gilt die EU-Verordnung 2016/1191. Geburt, Ehe, Name, Wohnsitz, Staatsangehörigkeit, Vorstrafenfreiheit und einige weitere Urkunden werden in jedem anderen EU-Staat ohne Apostille anerkannt. Für viele davon gibt es ein mehrsprachiges Formular als Übersetzungshilfe – beantragen kannst du es bei der Stelle, die die Urkunde ausstellt, also meist beim Standesamt.

Außerhalb der EU: Mit Staaten, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind, reicht die Apostille. Aber Vorsicht: Gegen den Beitritt von 16 Staaten hat Deutschland Einspruch erhoben – darunter Indien, die Philippinen, Vietnam und Marokko. Dort und in allen Nicht-Vertragsstaaten braucht es die aufwendigere Legalisation: Vorbeglaubigung in Deutschland, dann Beglaubigung durch die Botschaft des Ziellandes.

Die Apostille ist nicht an einer Stelle zu bekommen. Für Standesamtsurkunden ist je nach Bundesland meist das Innenministerium oder das Regierungspräsidium zuständig, für Gerichts- und Notarurkunden das Land- oder Amtsgericht, für Bundesurkunden das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Plane dafür Zeit ein, bevor du dich abmeldest.

Mit Belgien, Dänemark, Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg, Österreich und der Schweiz gibt es zusätzlich zweiseitige Abkommen, nach denen für bestimmte Urkunden jede Förmlichkeit entfällt. Welche Regeln für dein Land sonst gelten, steht in den Länder-Guides.

Viele Visa, Arbeitgeber und Vermieter im Ausland wollen ein Führungszeugnis. Für ausländische Stellen beantragst du das Privatführungszeugnis – das Behördenführungszeugnis geht nur an deutsche Behörden.

• Online, auch aus dem Ausland: über das Portal des Bundesamts für Justiz, mit Online-Ausweis, NFC-Smartphone und Kreditkarte. Gebühr: 13 Euro.
• Mit Apostille: Den Apostille-Antrag stellst du vorher beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Er muss dem Bundesamt für Justiz vorliegen, bevor das Zeugnis weitergeleitet wird – sonst kommt es ohne Apostille zu dir nach Hause.
• Für ein EU-Land brauchst du als Deutscher mit leerem Zeugnis grundsätzlich keine Apostille, kannst aber ein mehrsprachiges Formular dazu beantragen.
• Zeit einplanen: Das Bundesamt warnt vor Bearbeitungszeiten von mehreren Wochen. Viele Stellen akzeptieren nur Zeugnisse, die wenige Monate alt sind – frag vorher nach.

Wer im Ausland lebt, beantragt den Reisepass persönlich bei der deutschen Auslandsvertretung, die für den Wohnort zuständig ist. Zwischen Antrag und Abholung liegen laut Auswärtigem Amt mehrere Wochen. Viele Vertretungen stellen auch den Personalausweis aus.

Unterschätzt wird der Online-Ausweis: Seit 2019 kann statt „keine Wohnung in Deutschland“ deine Adresse im Ausland im Ausweis stehen, und die Online-Funktion arbeitet trotzdem. Mit der AusweisApp und einem NFC-Smartphone erledigst du damit Anträge wie das Führungszeugnis, ohne einen Brief zu schicken. Die PIN solltest du kennen, bevor du ausreist.

Leg dir eine Online-Cloud an, wenn du auswanderst, und lade da alle wichtigen Papiere und Dokumente hoch. Auch für die Nächsten, die vielleicht noch in Deutschland sind.

Jan, 19, digitaler Nomade in Bukarest

Das Auswärtige Amt empfiehlt dasselbe: Kopien von Pass und Ausweis getrennt von den Originalen aufbewahren oder elektronisch in einer Cloud ablegen. Nach einem Verlust kannst du dich damit gegenüber der Botschaft ausweisen, und der Ersatz geht schneller. Dazu gehören alle Urkunden aus der Liste oben, Versicherungspolicen, der Arbeitsvertrag und die Abmeldebestätigung.

Jans zweiter Gedanke ist der wichtigere: Gib einer Person in Deutschland Zugriff. Wenn eine Behörde, die Krankenkasse oder das Finanzamt eine Rückfrage schickt, kann sie nachsehen, statt dass du aus 2.000 Kilometern Entfernung erklärst, in welchem Ordner das Blatt liegt.

Ausweiskopien sind begehrt. Das BSI rät, solche Daten nur verschlüsselt hochzuladen und das Konto mit Zwei-Faktor-Anmeldung zu schützen. Und: Die Cloud ersetzt kein Original – ausländische Behörden wollen Urkunden meist im Original oder mit Apostille sehen.