Apostille des Bezirksgerichts Den Haag mit den zehn Pflichtfeldern
Apostille des Bezirksgerichts Den Haag mit den zehn Pflichtfeldern – Foto: Xspeed L · CC0

Papierkram

Apostille: was das ist, wer sie ausstellt und welches Land sie will

Ein Stempel, ein Siegel, zehn nummerierte Felder – und ohne ihn bleibt dein Visumsantrag liegen. Die Apostille ist der Schritt, den Auswanderer am häufigsten unterschätzen, weil jede Urkunde eine andere Stelle braucht.

Wer außerhalb der EU ein Visum, eine Aufenthaltserlaubnis oder eine Heirat beantragt, hört früher oder später denselben Satz: Die deutschen Urkunden bitte mit Apostille. Das klingt nach einem Formular, ist aber ein kleiner Behördenlauf – denn in Deutschland stellt nicht eine Stelle die Apostille aus, sondern je nach Urkunde und Bundesland eine andere.

Hier steht, was die Apostille genau ist, welche Behörde für welche Urkunde zuständig ist, wie das Führungszeugnis mit Apostille funktioniert – und für welche Länder du sie gar nicht brauchst.

Kurz beantwortet

Die Apostille bestätigt die Urkunde, nicht ihren Inhalt

Eine ausländische Behörde kann nicht wissen, ob eine Unterschrift vom Standesamt Bielefeld echt ist. Die Apostille bestätigt laut Auswärtigem Amt die Echtheit der Unterschrift, des Siegels und die Befugnis dessen, der die Urkunde ausgestellt hat. Dafür musst du die Urkunde im Original vorlegen.

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Vertragsparteien hat das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961. Zwischen ihnen ersetzt die Apostille die Beglaubigung durch die Botschaft.

Haager Konferenz für Internationales Privatrecht, Statustabelle des Apostille-Übereinkommens

Der große Vorteil: Mit Apostille musst du nicht mehr zur Botschaft deines Ziellands. Eine deutsche Behörde setzt den Vermerk, fertig. Ob dein Zielland ihn überhaupt verlangt, sagt dir dessen Botschaft oder Konsulat in Deutschland.

Die wichtigste Frage zuerst

Welcher der drei Wege gilt für dein Zielland?

Je nach Land brauchst du gar nichts, eine Apostille oder die deutlich längere Legalisation:

EU: für die meisten Urkunden nichts

Die EU-Verordnung 2016/1191 befreit Personenstandsurkunden, Meldebescheinigungen und das Führungszeugnis von der Apostille.

Apostille reicht

Das Haager Übereinkommen gilt im Verhältnis zu Deutschland.

Legalisation nötig

Nicht im Übereinkommen, oder Deutschland hat gegen den Beitritt Einspruch erhoben.

Gegen den Beitritt von 16 Staaten hat Deutschland laut Auswärtigem Amt Einspruch eingelegt – darunter Indien, Marokko, Tunesien, die Dominikanische Republik, die Philippinen und Vietnam. Dort hilft eine deutsche Apostille nicht, obwohl das Land dem Übereinkommen beigetreten ist.

Die Frage, an der es meist hängt

Wer stellt die Apostille aus?

Das hängt davon ab, wer die Urkunde ausgestellt hat. Die Länder haben das unterschiedlich geregelt, deshalb empfiehlt das Auswärtige Amt, immer zuerst beim Aussteller der Urkunde nachzufragen. In der Regel gilt:

  • Standesamt, Meldeamt, andere Verwaltungsbehörden (Geburts-, Heirats-, Meldeurkunde): Innenministerium, Regierungspräsidium oder Bezirksregierung des Landes.
  • Gerichte und Notare (Scheidungsurteil, notarielle Vollmacht): der Präsident des Land- oder Amtsgerichts oder das Justizministerium.
  • Bundesbehörden (zum Beispiel das Führungszeugnis vom Bundesamt für Justiz): das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) in Brandenburg an der Havel.

Für Urkunden von Verwaltungsbehörden weichen einige Länder ab:

  • Berlin: Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten
  • Niedersachsen: die Polizeidirektionen
  • Rheinland-Pfalz: Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Trier
  • Sachsen: Landesdirektionen in Chemnitz, Dresden und Leipzig
  • Sachsen-Anhalt: Landesverwaltungsamt in Magdeburg
  • Thüringen: Landesverwaltungsamt in Weimar

Hast du Urkunden aus mehreren Bundesländern – Geburt in Bayern, Heirat in Hamburg –, brauchst du für jede die Apostille aus ihrem Land. Plane das vor der Abmeldung ein, solange du noch eine deutsche Adresse hast.

Für fast jedes Visum gefragt

Führungszeugnis mit Apostille

Beim Führungszeugnis arbeiten zwei Bundesämter zusammen: Das Bundesamt für Justiz (BfJ) stellt es aus und bereitet es für die Apostille vor, das BfAA setzt die Apostille. Die Reihenfolge hängt davon ab, wo du gerade wohnst.

Du bist noch in Deutschland:

  1. Führungszeugnis beim Bürgeramt oder online beim BfJ beantragen – mit dem Hinweis, dass du eine Apostille brauchst, und für welches Land.
  2. Das BfJ schickt dir das vorbereitete Zeugnis zu.
  3. Apostille online beim BfAA beantragen, Gebühr zahlen und das Zeugnis im Original per Post nach Brandenburg an der Havel schicken.

Du bist schon im Ausland:

  1. Zuerst die Apostille online beim BfAA beantragen und bezahlen. Du bekommst ein Antragsformular per E-Mail.
  2. Dann das Führungszeugnis beim BfJ beantragen, wieder mit Hinweis auf Apostille und Land, und das BfAA-Formular mitschicken. Wer online beantragt, meldet die BfAA-Antragsnummer über das Kontaktformular des BfJ.
  3. Das BfJ leitet das Zeugnis direkt ans BfAA weiter.

Das BfAA verschickt fertige Urkunden laut eigener Auskunft nur an Adressen in Deutschland, ein Versand ins Ausland ist nicht möglich. Wer schon ausgewandert ist, braucht eine Person in Deutschland, die das Einschreiben annimmt und weiterschickt.

Das digitale Führungszeugnis taugt für diesen Weg nicht – das BfJ schließt es vom Apostille-Verfahren ausdrücklich aus. Was du sonst zum Führungszeugnis wissen musst, steht unter Dokumente fürs Auswandern.

Innerhalb der EU

Wann du dir die Apostille sparen kannst

Seit der EU-Verordnung 2016/1191 erkennen Behörden in anderen EU-Staaten bestimmte deutsche Urkunden ohne Apostille als echt an. Laut Bundesamt für Justiz gehören dazu Urkunden über Geburt, Tod, Namen, Ehe und Familienstand, Scheidung, eingetragene Partnerschaft, Abstammung, Adoption, Wohnsitz, Staatsangehörigkeit und die Vorstrafenfreiheit – Letztere nur, wenn du Deutscher bist.

Für viele dieser Urkunden gibt es ein mehrsprachiges Formular, das die Übersetzung ersparen kann. Du bekommst es bei der Stelle, die die Urkunde ausstellt. Wer trotzdem lieber eine Apostille will, darf sie laut BfJ weiterhin beantragen.

Schul- und Hochschulzeugnisse sowie Arbeitszeugnisse stehen nicht auf der Liste der Verordnung. Ob ein EU-Land dafür eine Apostille will, entscheidet es selbst – frag vor dem Umzug bei der Stelle nach, bei der du das Zeugnis vorlegen musst.

Für Thailand, die Emirate und Co.

Ohne Apostille: die Legalisation

Gilt das Haager Übereinkommen nicht, bleibt die Legalisation. Sie hat bis zu drei Stufen:

  1. Vorbeglaubigung durch eine deutsche Stelle – in der Regel dieselben Behörden, die sonst die Apostille ausstellen.
  2. Endbeglaubigung durch das BfAA, aber nur, wenn das Zielland sie verlangt. Gebühr seit 1. Juli 2025: 22 Euro je Urkunde. Auf der Liste stehen unter anderem die Vereinigten Arabischen Emirate (außer für Handelsurkunden) und Katar.
  3. Legalisation durch die Botschaft oder das Konsulat des Ziellands in Deutschland. Voraussetzungen und Gebühren erfährst du nur dort.

Hat das BfAA eine Urkunde nicht beglaubigen können, zum Beispiel weil die Vorbeglaubigung fehlt, kostet der Antrag seit Juli 2025 trotzdem die volle Gebühr. Lass die Vorbeglaubigung also zuerst erledigen.

Der Schritt danach

Erst apostillieren, dann übersetzen

Die meisten Länder wollen die Urkunde zusätzlich in ihrer Sprache. Eine Übersetzung ist aber laut Auswärtigem Amt keine öffentliche Urkunde und kann darum nicht selbst apostilliert werden. Möglich ist ein Umweg: Der zuständige Gerichtspräsident bestätigt, dass der Übersetzer anerkannt ist – und auf diese Bestätigung kommt dann eine Apostille.

Ob eine in Deutschland gemachte Übersetzung im Zielland anerkannt wird, entscheidet allein das Zielland. Manche verlangen einen Übersetzer vor Ort. Wie das in deinem Land läuft, steht im Kapitel Aufenthalt der Länder-Guides.

Was oft gesucht wird

Häufige Fragen

Was ist eine Apostille?

Ein Vermerk, der auf eine deutsche öffentliche Urkunde gesetzt wird und bestätigt, dass Unterschrift und Siegel echt sind und der Unterzeichner zur Ausstellung befugt war. Sie gilt in den Staaten des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 und ersetzt dort die aufwendigere Legalisation durch eine Botschaft.

Wer stellt die Apostille für eine Geburtsurkunde aus?

Das ist je nach Bundesland verschieden. Laut Auswärtigem Amt sind für Urkunden von Verwaltungsbehörden in der Regel das Innenministerium, das Regierungspräsidium oder die Bezirksregierung zuständig – in Berlin das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten, in Niedersachsen die Polizeidirektionen. Am schnellsten fragst du das Standesamt, das die Urkunde ausgestellt hat.

Wie bekomme ich ein Führungszeugnis mit Apostille?

Du beantragst das Führungszeugnis mit dem Hinweis, dass du eine Apostille brauchst, und nennst das Land. Das Bundesamt für Justiz bereitet es dafür vor, die Apostille selbst setzt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Wer aus dem Ausland beantragt, stellt zuerst den Apostille-Antrag beim BfAA und schickt dessen Formular mit. Für das digitale Führungszeugnis gilt dieses Verfahren nicht.

Brauche ich in einem EU-Land eine Apostille?

Für viele Urkunden nicht. Nach der EU-Verordnung 2016/1191 brauchen unter anderem Geburts-, Ehe- und Meldeurkunden, Nachweise der Staatsangehörigkeit und das Führungszeugnis eines Deutschen keine Apostille. Schul- und Hochschulzeugnisse stehen nicht auf dieser Liste.

Kann man eine Übersetzung apostillieren lassen?

Nicht direkt. Übersetzungen gelten laut Auswärtigem Amt nicht als öffentliche Urkunden. Der zuständige Gerichtspräsident kann aber bestätigen, dass der Übersetzer anerkannt ist – und auf diesen Vermerk kann dann eine Apostille gesetzt werden.

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